Zakelijke afspraken maken vanuit systemische wijsheid
Onlangs meldde Siets Bakker zich bij mij. Ze zocht hulp bij de marketing en publiciteit van haar boek Rake Vragen. Breng beweging in situaties die vastzitten. We bleken een match en al snel belandden we in de fase van de zakelijke afspraken. Tot mijn plezier verliep die fase heel anders dan bij traditionele onderhandelingen. De onderhandeling was geen spelletje touwtrekken om wie de sterkste is, maar een situatie waarin gekeken werd naar wat de ander nodig heeft om de samenwerking succesvol te laten worden. Ik voelde mij daardoor al gezien en gerespecteerd voordat we feitelijk samenwerkten. En Siets ook.
Siets legt uit waarom dat zo belangrijk is, en hoe je dat kunt faciliteren: ‘Onderhandelen is onderdeel van het maken van zakelijke afspraken. Traditioneel onderhandelen is zorgen dat jij zoveel mogelijk krijgt. Onderhandelen met levenskracht is zorgen dat het onderhandelingsresultaat zoveel mogelijk levenskracht heeft, dat wáár je over onderhandelt volop succesvol kan zijn. Dat doe je door systemische logica toe te voegen aan de onderhandeling.’
Alles is verbonden
‘De essentie van systemische logica is dat alles onderling met elkaar verbonden is. Voorbij grenzen van tijd en ruimte. Jij bent verbonden met het gezin en de omgeving waarin je bent opgegroeid, en het tijdperk. Je bent verbonden met collega’s en met concurrenten. Je bent ook verbonden met de opleidingen die je hebt gevolgd, en de instituten waar je ze gevolgd hebt. Via die verbindingen wordt van alles uitgewisseld: kennis, ervaringen, talenten, informatie. Als de verbindingen op een of andere manier verstopt zijn dan ervaar je problemen. Verstoppingen worden veroorzaakt doordat:
1) iets ontkend wordt, er niet mag zijn,
2) er verwarring is over wat waar bij hoort of
3) doordat de uitwisseling uit balans is: iets of iemand neemt meer dan het geeft of geeft meer dan het neemt.’
‘Therapeuten, coaches en adviseurs die systemisch werken zoeken naar die verstoppingen en richten hun interventies op het oplossen hiervan. De bekendste manier om die verstoppingen in beeld te krijgen zijn opstellingen. Een tweede manier is het stellen van Rake Vragen.’
‘In een onderhandeling ga je een samenwerking aan. Je verbindt je met elkaar, ieder vanuit zijn eigen plek, en je organiseert een uitwisseling. Met die samenwerking vorm je een nieuw systeem. Je maakt, via het systeem, een context waarin alle betrokkenen iets kunnen betekenen. Als je die context niet goed organiseert, dan kunnen mensen hun deel niet leveren. Er ontstaan verstoppingen.
Denk maar eens terug aan de geweldige samenwerkingen die je hebt gehad: daar kon alles vrijelijk stromen. Er waren geen geheimen, ieder wist wat z’n plek was en hield zich er aan. Wat jij bijdroeg werd gewaardeerd en je kreeg er zelf voldoende voor terug.’
Onderhandel zo dat je verstoppingen voorkomt
‘Een goede afspraak zorgt dat er geen geheimen zijn of informatie verborgen is, dat het duidelijk is wie waar staat, wie welke rol heeft en zich daar aan houdt, en dat er een gezonde uitwisseling is. Een gezonde uitwisseling zorgt dat je kunt nemen en geven wat nodig is. Niet meer en niet minder. Gratis of tegen een te laag tarief werken, kan geen gezonde relaties creëren. Je neemt dan niet wat nodig is en de ander neemt te veel. Hij heeft een ‘schuld’ ten opzichte van jou. Of je klant komt zijn afspraken niet na of blijft maar om meer vragen zonder daarvoor te willen betalen.’
Verstoppingen signaleren en oplossen
‘Verstoppingen krijgen vorm als ploeteren, of je krijgt buikpijn of migraine, je maakt fouten enzovoorts. Het komt altijd op hetzelfde neer: de energie kan niet meer vrij stromen.
Je weet dat je te maken hebt met een verstopping doordat je harder moet werken dan gepast is. Die situatie stopt niet vanzelf. De verstopping verandert vaak wel van vorm, waardoor het lijkt alsof het probleem opgelost is. Als je gemakkelijk je producten weggeeft of het moeilijk vindt een reëel tarief te vragen, zou je jezelf de volgende vragen kunnen stellen: Zou je het kunnen verdragen om financieel succesvol te zijn? Waar moet de toestemming vandaan komen om genoeg geld te verdienen?’
‘Levenskracht brengen in samenwerkingen gaat niet alleen over de financiële afspraken. Het gaat om het geheel van afspraken. Als je bijvoorbeeld toestaat dat iemand steeds een afspraak met jou mag afzeggen zonder dat het consequenties heeft, dan neemt de ander ook te veel.’
Levenskracht als onderhandelingsresultaat bereiken
‘In een onderhandeling zoek je dus naar afspraken die het geheel zoveel mogelijk levenskracht geven, die geen verstoppingen veroorzaken. Dat doe je door rekening te houden met het volgende:
Het begint bij geld
Als je onderhandelt over je werk betekent dit in elk geval dat het over geld gaat. Geld moet onderdeel zijn van de afspraken om levenskracht te kunnen geven. Geld is nu eenmaal de meest universele vorm van uitwisselen. Als iemand niet bereid is te betalen, dan is dat zijn individuele keuze. Dat gaat over hem. Niet over jou. Jij hebt niets te maken met wat de omstandigheden zijn. Als je iets weggeeft, dan doe je dat vanuit jouw kunnen, met een stralend hart. Niet met een medelijdend hart omdat de ander het niet kan betalen. Als je het moeilijk vindt om geld te vragen voor je producten of diensten moet je dat eerst met jezelf oplossen, tot die tijd kun je als ondernemer niet succesvol zijn.’
Bepaal je plek en handel daarnaar
‘Met wie zit de ander aan tafel? Een stevige professional? Een collega? Een projectleider? Bepaal welke versie van jou aan tafel zit, welke pet je op hebt. Dit is de plek van waaruit je in dit systeem acteert. Iedere plek geeft een andere focus en andere mogelijkheden. Kies de plek die het beste bij die situatie past en handel ernaar. De stevige professional heeft een mening en houdt hieraan vast. De collega zoekt overleg en contact. De projectleider zal gaan organiseren. Door het te benoemen weet iedereen waar hij staat, en dus is het geen bron voor verstoppingen.
Alles mag er zijn
‘Zorg dat je vooraf alles op tafel legt wat er toe doet. Je houdt niets achter. Zeg gewoon in een acquisitiegesprek dat je ergens geen verstand van hebt, of dat de reisafstand eigenlijk te groot is. Door dit te doen hoef je niet op een andere manier iets te compenseren. De energie kan vrij stromen. Bovendien is het directe effect dat je de ander ook uitnodigt om alles in te brengen wat ertoe doet.’
Check je afspraken op levenskracht!
‘De onderhandeling is pas af wanneer alle betrokken de afspraken hebben gecontroleerd op de levenskracht. Met als controlevraag: wie en wat worden er sterker door deze afspraken? Is iedereen sterk genoeg om te doen wat nodig is?’
‘Als iets of iemand nog niet sterk genoeg is, wil je dat vooraf weten. Het beste antwoord is dat ieder en het geheel sterker worden door de afspraken. Als het twijfelachtig is, spreek dan een mogelijkheid om de afspraken te herzien af: als iemand buikpijn krijgt van de afspraken dan is dat reden om opnieuw in gesprek te gaan. Of spreek een termijn af: we beginnen op deze wijze tot we in de volgende fase komen.’
Het is bijzonder te ervaren dat de toepassing van de systemische logica effect heeft. Doordat we goede afspraken maakten, voelt de samenwerking met Siets vanaf het begin als gelijkwaardig. We zijn een team waarin oog is voor elkaars behoeften. We kunnen echt luisteren naar wat de ander zegt, ruimte geven aan elkaars expertise en twijfels vrijelijk uitspreken. Dat draagt allemaal bij aan het ontstaan van flow.
Rake Vragen. Breng beweging in situaties die vastzitten verschijnt 26 januari 2017 bij Uitgeverij Het Noorderlicht.
Siets Bakker (1973) is een voorloper als het gaat om toegepast systemisch werk. Ze is opgeleid als begeleider van familie- en organisatieopstellingen maar vindt het veel interessanter om vormen te vinden waarin systemische kennis op een dagelijkse en praktische manier kan worden toegepast.
Beeld: pixabay
